Bei der Einrichtung von Treuhandstrukturen für Gesellschaftsbeteiligungen stellt sich regelmäßig die Frage, ob der Treuhandvertrag notariell beurkundet werden muss. Diese Frage ist keineswegs nur formaler Natur, sondern hat weitreichende Konsequenzen für die Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit der Vereinbarung. In diesem Beitrag erläutern wir, wann ein Treuhandvertrag notariell beurkundet werden muss, welche rechtlichen Absicherungen die Beurkundung bietet und worauf bei der Gestaltung zu achten ist.
Ein Treuhandvertrag regelt das Verhältnis zwischen dem Treugeber, der wirtschaftlich berechtigt bleibt, und dem Treuhänder, der nach außen als Gesellschafter oder Geschäftsführer auftritt. Ob ein solcher Vertrag der notariellen Form bedarf, hängt maßgeblich davon ab, welche Rechtsgeschäfte er umfasst und welche Art von Gesellschaft betroffen ist.
Der reine Treuhandvertrag zwischen Treugeber und Treuhänder ist zunächst ein schuldrechtliches Innenverhältnis. Für sich genommen unterliegt er keiner zwingenden notariellen Form. Die Beurkundungspflicht entsteht erst dann, wenn der Treuhandvertrag untrennbar mit einem formbedürftigen Rechtsgeschäft verbunden ist oder dieses unmittelbar zum Gegenstand hat.
Bei einer GmbH-Beteiligung ist die Übertragung von Geschäftsanteilen zwingend notariell zu beurkunden. Diese Formvorschrift dient dem Schutz der Beteiligten und der Rechtssicherheit. Wenn ein Treuhandvertrag die Verpflichtung zur Übertragung eines GmbH-Geschäftsanteils enthält oder zeitgleich mit einer solchen Übertragung geschlossen wird, kann er von der Formpflicht erfasst werden.
Entscheidend ist dabei, ob der Treuhandvertrag und die Anteilsübertragung ein einheitliches Rechtsgeschäft bilden. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn die Parteien beabsichtigen, dass die treuhänderische Bindung bereits im Zeitpunkt der Übertragung vollständig geregelt und wirksam sein soll. In der Praxis bedeutet dies: Wird ein GmbH-Geschäftsanteil im Rahmen einer Treuhandstruktur übertragen, sollte der Treuhandvertrag bei der GmbH-Gründung oder Anteilsübertragung direkt mit beurkundet werden.
Eine weitere wichtige Konstellation betrifft Grundstücksgeschäfte. Wenn ein Treuhänder ein Grundstück für den Treugeber erwerben oder veräußern soll, kann auch hier die notarielle Beurkundungspflicht greifen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Treuhandvertrag bereits die wesentlichen Bedingungen des Grundstückskaufs regelt und der Treuhänder nicht frei disponieren kann.
Nicht jeder Treuhandvertrag muss notariell beurkundet werden. Ein bereits bestehender Treuhandvertrag, der nachträglich geschlossen wird und lediglich das interne Verhältnis zwischen bereits feststehenden Parteien regelt, kann grundsätzlich auch privatschriftlich wirksam sein. Ebenso verhält es sich bei Nominee-Strukturen, bei denen die formale Übertragung längst vollzogen ist und nur noch die treuhänderischen Pflichten und Weisungsbefugnisse festgelegt werden.
Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten: Die Abgrenzung zwischen formbedürftigen und formfreien Treuhandverträgen ist komplex und hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Eine rechtliche Beratung ist daher unverzichtbar.
Auch wenn ein Treuhandvertrag nicht zwingend der notariellen Form bedarf, bietet eine freiwillige Beurkundung erhebliche Vorteile. Der Notar prüft die Identität der Beteiligten, klärt über die rechtlichen Folgen auf und sorgt für eine eindeutige Dokumentation. Die notarielle Urkunde hat im Rechtsstreit eine besonders starke Beweiskraft.
Die Folgen eines Formverstoßes können drastisch sein: Ein nicht ordnungsgemäß beurkundeter Vertrag, der der Beurkundungspflicht unterliegt, ist grundsätzlich nichtig. Dies kann zur Unwirksamkeit der gesamten Treuhandvereinbarung führen, mit erheblichen rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Durch die notarielle Beurkundung wird dieses Risiko von vornherein ausgeschlossen.
Gerade bei sensiblen Nominee-Strukturen, bei denen Vertrauen zwischen den Parteien essentiell ist, schafft die notarielle Beurkundung eine zusätzliche Vertrauensbasis. Der neutrale Notar wirkt als Garant für die ordnungsgemäße Abwicklung und kann im Vorfeld Unklarheiten ausräumen. Dies ist besonders wichtig, wenn professionelle Nominee-Strukturen etabliert werden sollen.
Wenn ein Treuhandvertrag notariell beurkundet werden soll, läuft dies in mehreren Schritten ab. Zunächst wird ein Entwurf des Vertrages erstellt, der alle wesentlichen Regelungen enthält: die Rechte und Pflichten des Treuhänders, die Weisungsbefugnisse des Treugebers, die Behandlung von Erträgen, Haftungsfragen und die Rückübertragungsverpflichtung.
Der Notarentwurf wird den Beteiligten vorab zur Verfügung gestellt, damit sie sich mit dem Inhalt vertraut machen können. Im Beurkundungstermin selbst liest der Notar den Vertrag vor, erläutert die rechtlichen Konsequenzen und beantwortet Fragen. Erst nach dieser Belehrung wird die Urkunde von allen Beteiligten unterschrieben.
Bei professionellen Nominee-Dienstleistungen, wie sie German Nominee anbietet, ist die rechtliche Absicherung von besonderer Bedeutung. Der Treugeber muss sich darauf verlassen können, dass seine Position als wirtschaftlich Berechtigter eindeutig dokumentiert und jederzeit nachweisbar ist. Gleichzeitig müssen alle gesetzlichen Transparenzpflichten, insbesondere im Rahmen des Geldwäschegesetzes und des Transparenzregisters, erfüllt werden.
Ein notariell beurkundeter Treuhandvertrag kann hier zusätzliche Sicherheit bieten, indem er die treuhänderische Bindung zweifelsfrei dokumentiert. Dies ist nicht nur für das Innenverhältnis zwischen Treugeber und Treuhänder wichtig, sondern auch gegenüber Dritten, etwa Banken oder Behörden, die Nachweise über die tatsächlichen Eigentumsverhältnisse verlangen.
Wenn der Treugeber im Ausland ansässig ist oder die Treuhandstruktur grenzüberschreitende Elemente aufweist, gewinnt die notarielle Beurkundung zusätzlich an Bedeutung. Deutsche Notarurkunden genießen international ein hohes Ansehen und werden in vielen Jurisdiktionen als verlässlicher Nachweis anerkannt. Bei Apostillierung können sie auch in Staaten verwendet werden, die dem Haager Übereinkommen über die Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind.
Die Kosten für eine notarielle Beurkundung richten sich nach dem Geschäftswert und sind gesetzlich geregelt. Bei Treuhandverträgen ist die Bemessung des Geschäftswerts manchmal nicht ganz eindeutig und hängt davon ab, welche Vermögenswerte Gegenstand der Treuhand sind. Ihr Notar wird Sie hierüber im Einzelfall informieren.
Der zeitliche Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung der Beurkundung sollte nicht unterschätzt werden. Von der ersten Kontaktaufnahme mit dem Notar bis zum abschließenden Beurkundungstermin vergehen in der Regel mehrere Wochen. Diese Vorlaufzeit sollte bei der Planung von Treuhandstrukturen berücksichtigt werden.
Die Frage, ob ein Treuhandvertrag notariell beurkundet werden muss, lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie hängt vom konkreten Inhalt des Vertrages und den damit verbundenen Rechtsgeschäften ab. In vielen Fällen ist die Beurkundung jedoch nicht nur rechtlich geboten, sondern auch aus Gründen der Rechtssicherheit und des Vertrauensschutzes dringend zu empfehlen.
Bei der Gestaltung von Treuhandstrukturen sollten Sie daher frühzeitig prüfen lassen, ob und in welchem Umfang eine notarielle Beurkundung erforderlich oder sinnvoll ist. Eine professionelle Beratung und sorgfältige Vorbereitung schaffen die Grundlage für eine rechtssichere und belastbare Nominee-Struktur, die allen Beteiligten Klarheit und Schutz bietet.